Uno de los problemas que se presenta a los dirigentes, con alguna frecuencia es el preparar informes. Estos pueden tener características distintas, como dar elementos a su superior para la toma de una decisión, evaluación crítica del trabajo de su área, divulgación de determinadas cuestiones relativas a su unidad, cambios en métodos de trabajo, análisis de tipo político, misiones al extranjero, etc.
Cuando el propio dirigente debe preparar el informe, o cuando tiene que sustentarlo con su firma, resulta importante que éste tenga dominio de algunas cuestiones fundamentales en cuanto a las técnicas relacionadas con los informes.
El valor de un informe viene dado, más que por lo que dice, por la posibilidad real de que el destinatario lea lo que dice, lo llegue a comprender y se identifique con sus planteamientos.
Esto, a veces, no es fácil de lograr. Muchas veces las ideas no están claramente expresadas o, al menos, no están en un orden lógico. En otras, la presentación es un fuerte estímulo a la no lectura, o la palabrería es tan abundante, que oculta el mejor de los propósitos.
Aunque las tácticas de confeccionar informes pueden ser objeto de un libro completo, resulta factible dar algunas orientaciones básicas para el marco de los dirigentes. Pasemos a ellas.
Definiciones anteriores a la preparación del informe
De acuerdo con las respuestas que se obtengan con respecto a las incógnitas que a continuación se presentan, el informe tendrá uno u otro enfoque.
Características de las personas que se van a leer el informe: Nivel jerárquico, escolaridad, profesión, grado de minuciosidad, grado de conocimiento del asunto a tratar, etc.
Propósito de conseguir con el informe: Demostrar una tesis, proponer la toma determinada decisión, informar simplemente sobre el estado de un asunto, etc.
Responsabilidad por los criterios que se expresan: El informe representará el criterio personal de quien lo prepara, o representará el criterio oficial del organismo.
Tiempo disponible para prepararlo: El informe es urgente. Hay tiempo limitado para prepararlo. Se dispone de un tiempo prudencial para ello. Usted puede decidir sobre el tiempo a emplear, etc.
De estas definiciones dependerá, en buena medida, el estilo que usted debe seguir para la preparación de su informe. Si el informe está destinado a un nivel jerárquico muy importante, su metal principal debe ser brevedad y la concreción. Si la escolaridad de los futuros lectores es baja, debe usted prestar especial atención a la eliminación de conceptos técnicos y a la sencillez de las explicaciones. Si está destinado a un especialista, puede aventurarse sin dificultad en el campo técnico. Si el supuesto lector es una persona minuciosa, debe poner especial interés en complementar el informe con las informaciones, bibliografía, datos estadísticos, etc., de carácter adicional con los cuales el futuro lector pueda complementar las ideas presentadas.
El propósito del informe es también decisivo. Si hay que demostrar un criterio o tesis, la exposición debe fluir de forma de conducir al lector, progresivamente, hacia las mismas conclusiones que hace el exponente. Si son elementos para decidir, es necesario abundar en las ventajas de las diferentes alternativas que se presenten y ofrecer una orientación lo más clara posible al nivel de decisión sobre la vía más adecuada a seguir.
Resulta distinto que un informe represente exclusivamente los criterios del autor, a que éste corresponda al criterio oficial del organismo.
En el primer caso, es permisible, en buena medida, el trabajo individual del autor y la no participación tanto de los elementos de dirección del organismo como la de los de masas. Sin embargo, cuando el informe tiene carácter oficial, esto obliga a seguir un método distinto. Es necesario vender internamente el informe antes de su emisión definitiva. Se hace imprescindible la participación de la masa o, por lo menos, de parte de ella; y, en ocasiones, los criterios presentados, en definitiva, reflejarán soluciones de compromiso que asimilan criterios distintos.
El último elemento, el tiempo, e también decisivo. Un informe urgente debe sacrificar muchos de sus aspectos. Es necesario ser muy preciso en cuáles cuestiones son las verdaderamente significativas en el mismo, y trabajar solamente sobre ellas. Si la decisión sobre el tiempo es nuestra, el problema es distinto y es posible hacer un plan más adecuado para su preparación, siempre contando con el límite prudencial dado por el hecho de que el informe debe tener vigencia al momento de su publicación.
Las partes de un informe
El estudio de las partes de un informe es considerablemente largo. Sin embargo, en este texto donde planteamos ayudar en alguna medida al dirigente en la preparación de los suyos se hace posible simplificar en gran medida estos conceptos. Vamos, por tanto, a dividir las partes de un informe en tres grandes grupos: títulos y consideraciones previas, cuerpo y complementos.
Títulos y consideraciones previas: Constituye aquella parte del informe que suministra al lector los elementos que le permiten ubicarse en el objetivo del informe, los motivos que justificaron su elaboración y las conclusiones y recomendaciones fundamentales del mismo.
Entre las muchas secciones de que puede constar esta parte, pueden considerarse las siguientes como las más importantes:
Título: Nombre que identificará el informe, y debe describir su contenido en forma breve pero con la mayor exactitud posible. No diga trabajo consistente en el análisis de la promoción escolar del año pasado; mejor diga, análisis de la promoción escolar del año …
Antecedentes: Expresión de los motivos históricos, técnicos, políticos o administrativos que justifican la preparación del trabajo.
Guía para la lectura: Con este título, u otro parecido, se da una orientación al futuro lector de cuestiones, como, el método seguido para el trabajo, al alcance real del informe, las observaciones sobre las partes más importantes, o sobre las que debe leer con preferencia a otras, según su interés, etc. Esta sección debe ser lo más corta posible.
Veamos dos ejemplos ilustrativos.
Ejemplo número 1: Los resultados presentados no deben generalizarse mecánicamente, pues corresponden, por ahora, a las condiciones de microclima de la zona estudiada. Falta aún ampliar la muestra para obtener una respuesta definitiva. Sin embargo, lo presentado es de gran utilidad para ……
Ejemplo número 2: En realidad, la propuesta de cambio tecnológico tiene dos partes. El cambio propiamente dicho, que se presenta en el capítulo V, donde se describe éste en forma suficientemente sencilla y al cual orientamos dirigirse al lector no experimentado. En el apéndice aparece la segunda parte con un enfoque exclusivamente técnico del problema y un análisis físico-químico de las principales materias primas involucradas. El especialista podrá en esta sección….
Conclusiones y recomendaciones: Esta sección permite al lector situarse en las propuestas que presenta al autor o en las conclusiones fundamentales del informe, sin tener que leer totalmente el mismo. Esto ayuda mucho, especialmente cuando el lector dispone de poco tiempo. Además, garantiza al redactor una forma sencilla de penetrar en el interés del lector, venciendo la tendencia generalizada de guardar el informe para una lectura cuando haya tiempo. Siempre hay tiempo para leer una página, o página y media de conclusiones y recomendaciones, y muchas veces esto motiva que se lea el informe completo cuando es realmente necesario.
Es bueno destacar algunas recomendaciones con respecto a este grupo:
Es necesariamente corto, casi cablegráfico.
Los antecedentes no siempre son necesarios. Pregúntese qué pasa si los elimina y actúe en consecuencia.
La guía tiene gran importancia porque sitúa al lector en lo que debe esperar del informe. Oriente su redacción hacia ese objetivo.
Tenga cuidado en garantizar una relación estrecha entre las conclusiones y recomendaciones y el cuerpo del informe. No debe concluirse ni recomendarse lo que no se desprenda naturalmente del cuerpo del informe.
Analice si realmente no sería suficiente con esta parte para lograr los objetivos del informe. Si es así, no lo piense más; suprima el resto (cuerpo y complementos).
Un informe resulta superior en la medida como sea más compacto, más directo y más sencillo.
Cuerpo del informe: Esa parte agrupa el grueso del informe y podemos señalar que, en realidad, es el informe propiamente dicho. Debe reflejar con mayor o menor amplitud según las definiciones hechas antes de la redacción, la presentación de algunos de los aspectos siguientes:
Proceso seguido para la elaboración de la tesis, propuesta o investigación llevada a cabo.
Materiales o equipos empleados en el trabajo.
Validez científica de los métodos utilizados, salvo que sean de conocimiento general.
Consultas y discusiones tenidas alrededor del trabajo llevado a cabo.
Alternativas de solución en caso de haber más de una, y ventajas o desventajas de cada alternativa.
Aspectos no considerados en el análisis y que puedan ser significativos en cuanto al valor de las tesis formuladas.
Tablas y gráficas que apoyen y faciliten la interpretación del contenido del informe.
Conclusiones y recomendaciones. Esto con mayor amplitud que en la sección inicial y, preferiblemente, distribuidas a lo largo de las distintas secciones del cuerpo, cuando éste conste de más de una.
Sumario del cuerpo, en caso de ser éste muy largo.
Es bueno añadir algunas recomendaciones con respecto a esta parte:
Haga primero un plan o esquema de presentación. Después, vaya preparando cada parte en el orden que le sea más cómodo y no necesariamente en el que tendrá al final.
Presente una clara diferencia entre opiniones y hechos.
Ayude al lector a descubrir los aspectos más importantes.
No abuse de los adjetivos.
El informe resulta más fácil de escribir y mucho mejor para entender, si usted emplea frases cortas separadas por punto y seguido. Una 20 o 25 palabras por frases es una cifra aceptable. Agrupe las frases en párrafos también cortos.
No abuse de la retórica. Sea sencillo.
En la exposición vaya de lo conocido a lo desconocido.
Salvo que el informe esté destinados a técnicos, no abuse de la terminología científica. De ser imprescindible, piense en la posibilidad de añadir un glosario de términos.
Sea sobrio. Equilibre la importancia del informe con la presentación del mismo. El nivel mínimo de presentación exige una calidad agradable a la vista. A partir de ahí, introduzca mejoras en los métodos de reproducción y encuadernado, pero evitando los lujos necesarios.
Busque estimular el proceso mental del lector, de manera que éste llegue a convencerse por sí mismo, y no por la exagerada insistencia de usted, en alabar su propio trabajo.
Venda su informe sin dejar de ser honesto y autocrítico.
Utilice argumentos que realmente digan algo a los destinatarios.
Asegúrese de haber incluido todo lo necesario y haber eliminado todo lo superfluo.
No haga informes de complacencia, si su opinión es contraria a la del superior, pero él ha pedido a usted su criterio, sea honesto. Quizás lo saque de un error.
Agrupe los hechos por su homogeneidad o por su momento cronológico, y forme secciones con títulos apropiados.
Revise usted, o dé a alguien a revisar, posibles errores sintácticos, ortográficos o de puntuación.
Complementos: Están constituidos por todas aquellas cuestiones que ayudan a la comprensión del informe sin ser partes integrantes del mismo, o permiten al lector ampliar su información con respecto al mismo.
De lo anterior se desprende que los complementos no son imprescindibles. Por tanto, no es importante el hecho de que un informe carezca de los mismos. En los países capitalistas, donde un informe se cobra y donde hay un sentido comercial del mismo, resulta de importancia abultarlo, siendo los complementos una zona atractiva para ello. Nosotros no tenemos necesidad de esos artificios.
Explicaremos algunos complementos típicos:
Glosario: Se utiliza en aquellos informes que incluyen necesariamente vocablos técnicos o cuyos destinatarios no son, en su totalidad personas del oficio. A diferencia de un diccionario general, presenta la definición específica de la palabra o frase de acuerdo con la que tiene en la profesión o técnica, con la particularidad dada por el autor en el informe.
Bibliografía: Relación tanto de los materiales de consulta utilizados para el informe como de aquellos que se requieran recomendar para ampliar el mismo.
Explicación de métodos: Exposición breve de las características de algún método utilizado en el informe. Por ejemplo, si para determinada demostración se utilizó el método de los mínimos cuadrados, pudiera ser deseable que en los complementos se haga una exposición de en qué consiste el mismo.
Reconocimientos: Relación de personas que contribuyeron de manera importante a la preparación del trabajo.
Señalemos ahora algunas recomendaciones sobre los complementos:
Utilícelo para descargar el cuerpo de exceso de detalle o información.
No se sienta obligado a presentar esta parte. Elimínela siempre que sea posible. Son pocos quienes la leen.
No sea empalagoso ni exagerado en los reconocimientos.
Presente el glosario y la bibliografía en estricto orden alfabético.
Sugerencias finales sobre los informes
Es importante tener una visión total del informe antes de pasarse en limpio o editarse.
Arme un borrador completo del trabajo y déjelo reposar algunas horas si está corto de tiempo, o algunos días en caso contrario.
Procure entonces que no lo interrumpan y dedíquese a una lectura completa del mismo. El tiempo que ha pasado mejorará sus posibilidades críticas, agotadas ya por repetidas escrituras y lecturas de cada parte.
Analice si el informe está o no en condiciones de lograr su objetivo. ¿Hay adecuada interrelación entre sus partes? ¿Se siente interés en seguir la lectura? ¿Sobran párrafos o secciones completas? ¿Hay contradicciones? ¿Lo que se recomienda y concluye es consecuente con lo que se dice? ¿Es muy largo? Busque respuesta a estas preguntas generales y también a otras específicas más relacionadas con el asunto tratado.
Actúe en consecuencia.
A veces es buena idea pasarlo a un futuro lector cuyo juicio le ofrezca particular confianza.
Sólo le queda, después, asegurarse de que no se deslicen errores en la edición, lo cual a veces es bastante común.
Carnota Lauzán Orlando. Escuela Nacional de Salud Publica
