Actualmente no se concibe la gestión de una entidad sin sistemas de información, integrado por el sistema contable, el sistema estadístico, y la información para la gestión, en el caso de ésta se incluye entre otras: planes, informes y análisis de la ejecución de los planes, evaluaciones del cumplimiento de los objetivos, flujo de ideas, intercambio de información, comunicación abierta dentro de la organización, comunicación efectiva con el exterior, análisis de actividades e indicadores , informes de auditorias internas y externas, etc.
Hay que tener en cuenta que cuando los informes que reciben los directivos son voluminosos y exigen revisar demasiados datos para extraer la información necesaria, en tales casos hay comunicación pero la información está presentada en una forma que la gente no puede utilizar o no utiliza real y efectivamente.
Todo el personal, especialmente el que cumple importantes funciones operativas o financieras, debe recibir y entender el mensaje de la dirección de que las obligaciones en materia de control son esenciales. Asimismo, conocer su papel en el sistema de control interno, así cómo sus actividades individuales se relacionan con el trabajo de los demás. Necesita saber cuál es su lugar en el sistema más amplio para reconocer un problema o determinar una causa, así como para desarrollar acciones correctivas.
A través de toda la organización el libre flujo de ideas y el intercambio de información son fundamentales. Los que trabajan en la primera línea cumpliendo delicadas funciones operativas e interactúan directamente con el público y las autoridades son a menudo los mejor situados para reconocer y comunicar los problemas a medida que surgen.
El fomentar un ambiente adecuado para una comunicación abierta y efectiva está fuera de los manuales de políticas y procedimientos, depende del ambiente que reina en la organización y del tono que da la alta dirección. Los empleados deben saber que sus superiores desean enterarse de los problemas, y que no se limitarán a apoyar las ideas de labios para afuera y después adoptarán medidas para los empleados que saquen a la luz cosas negativas. En entidades mal gestionadas se busca la correspondiente información, pero no se adoptan medidas y la persona que proporciona la información puede sufrir las consecuencias.
Además de la comunicación interna debe existir una comunicación efectiva con el exterior. Lo que contribuye a que las entidades correspondientes comprendan lo que ocurre dentro de la organización. Por otro lado, la información suministrada por entidades externas contiene con frecuencia datos importantes sobre el sistema de control interno. Si los clientes reclaman a menudo sobre la calidad de un producto o servicio, es evidente que los procesos de control de calidad no están funcionando bien.
Los auditores internos y externos tienen una perspectiva más amplia para analizar los controles internos por lo que los informes de auditoría pueden suministrar información importante sobre las deficiencias del sistema de control, y proponer recomendaciones para corregirlas.
El ambiente de control influye sobre el grado de conciencia que tiene el personal al respecto.
Fuente: Materiales de estudio Maestria en Dirección
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