Los Planes son los cimientos en los cuales descansa el proceso de dirección en la administración, porque gracias a ellos se reduce parte de la incertidumbre, desde el punto de vista de los cambios que ocurrirán en el futuro, posibilitan el funcionamiento de la organización y definen la línea seguir en el resto de las funciones administrativas.Fig I.- Planes como base del Proceso Directivo
Los planes son eficientes si logran su propósito a un costo razonable y lógico, no
solamente cuando se mide en términos de las variables: tiempo, producción y/o grado de satisfacción individual y de grupo.
Existen diferentes elementos que conforman la Planeación. Estos elementos cumplen diversas funciones específicas, éstos son:
– Misión: Razón de ser una organización.
– Objetivos: resultado que se desea lograr dentro de la organización en un período
determinado.
– Estrategias: caminos que se van a seguir para conseguir el logro de los anteriores.
– Políticas: Acuerdos sobrentendidos que limitan el área sobre el cual se deben tomar las decisiones.
– Procedimientos: Son guías de acción que detallan la forma exacta en que debe
llevarse a cabo una actividad.
– Reglas: las que especifican las actividades o inactividades necesarias.
– Programas: Son los planes que se aplican a una situación en particular.
– Presupuestos: Es la cuantificación de los planes traducidos en valor, tiempo, etc.
El Proceso de Planificación.
En el Proceso de planeación influyen notablemente toda una serie de acontecimientos dados por una serie de elementos que se denotan a continuación:
Fig II.- Influencia de los acontecimientos actuales en la planificación.
Estos acontecimientos son:
– Aceleración del cambio tecnológico.
A partir de la revolución tecnológica, surgieron nuevos elementos que han
transformado los procesos productivos: control automatizado, sistemas de
comunicación más eficientes y seguros, etc.
– Creciente complejidad del ambiente externo.
Los factores políticos y económicos tienen gran influencia en la actividad empresarial.
Los poderes públicos intervienen en numerosos aspectos de la gestión de la empresa,
como la fijación de normas que limitan la competencia, fijación de precios y relaciones laborales.
– Complejidad de las decisiones gerenciales.
Muchas decisiones gerenciales buscan su utilidad a corto plazo, sin prever las
perspectivas de ventas durante períodos largos. Las consecuencias de planificar
exclusivamente a corto plazo son muy graves.
El Proceso de Planeación consta de diferentes etapas:
1. El establecimiento de objetivos.
2. La definición del estado actual.
3. La determinación de ayudas y obstáculos.
4. El desarrollo de estrategias y acciones.
Hay que destacar dos aspectos: las nuevas formas de pensar y actuar para llevar a cabo la planificación en el entorno actual y la definición de objetivos y estrategias.
Haremos una fundamentación de cada una de las etapas anteriores del Proceso de Planeación:
1. El establecimiento de objetivos.
Esta etapa es muy importante; comprende el establecimiento de los objetivos generales de la empresa y los objetivos de cada una de sus áreas. Debe incluir:
a. La ordenación de los objetivos por orden de importancia, con el fin de asignar
los recursos de forma más racional.
b. La definición de los indicadores que midan los objetivos.
c. La determinación de la fecha en que deben ser alcanzados.
Un objetivo es un enunciado escrito sobre los resultados que deben ser alcanzados en un período determinado. El objetivo debe ser cuantificable, alcanzable, importante y compatible con la actividad.
La definición de los objetivos de cada una de las áreas funcionales de la empresa es especialmente importante en la actividad de la empresa.
Figura III .Principales áreas de objetivos.
La Figura es una guía para analizar y establecer el orden de objetivos de una empresa.
El área 1 fija los objetivos principales de la empresa, es decir, su posición en el mercado.
Un negocio debe fijar los objetivos vinculados con la porción de mercado que desea captar, de forma que le permita competir con éxito y desarrollarse.
Esto obliga a un análisis metódico de:
– La situación y evolución del mercado y la participación de la empresa en él.
– Los segmentos de mercado: quiénes son los clientes, quiénes deben ser y qué esperan del servicio.
– Características de la calidad del servicio que se oferta.
– Tarifas y precios.
– Formas en que los clientes conocen la presencia de la empresa en el mercado.
Las áreas 2 y 3 representan los objetivos que fijan la gestión de ventas y la gestión económicafinanciera de la organización.
El área 4 incluye los objetivos que deben alcanzarse en el núcleo de la empresa de servicios.
El área total 5 engloba los objetivos del factor humano, que hace posible que la empresa sea eficiente.
Deben incluirse objetivos sobre el desempeño y el desarrollo de actitudes y capacidades para lograr el éxito competitivo.
Una vez propuestos, los objetivos deben ser evaluados para verificar si cumplen los requisitos establecidos. Esto se puede hacer, de forma sencilla, dando respuesta a las siguientes preguntas.
- ¿Se dirigen hacia el logro del propósito principal de la empresa?
- ¿Son precisos? Si no lo son: ¿se pueden condensar y combinar de alguna forma?
- ¿Están expresados de forma cuantitativa y medible?
- ¿Son desafiantes?
- ¿Tienen prioridades?
- ¿Son compatibles los objetivos de las áreas con los de la organización?
- ¿Han sido comunicados a toda la organización?
- ¿Tiene la empresa suficientes recursos para alcanzar estos objetivos?
2. La definición del estado actual.
Para alcanzar metas futuras, es necesario hacer un diagnóstico claro de la situación en la que se encuentra la empresa.
Para ello se recurre a las siguientes preguntas:
- ¿Cuáles son los ingresos actuales?
- ¿Es efectiva la gestión de ventas?
- ¿Cuáles son las tarifas?
- ¿Cuál es la disponibilidad técnica?
- ¿Cuáles son los costes?
- ¿Cuál es la calidad técnica del servicio?
- ¿Cuántas reclamaciones se han recibido?
- ¿Cuál es la imagen de la empresa?
Una vez definidas las circunstancias existentes, se puede evaluar si las metas propuestas son razonables y alcanzables. De lo contrario, los objetivos deben ser modificados y reajustados.
3. La determinación de ayudas y obstáculos.
En esta etapa, se definen cuáles son las fortalezas (ayudas) y debilidades internas (obstáculos),/que ayudan o dificultan el logro de las metas propuestas.
Es ineludible diferenciar las actividades, funciones o recursos en los que se tiene ventaja sobre otras empresas del sector, de aquellas otras actividades, funciones o recursos cuyas limitaciones sitúan a la empresa por debajo de la competencia.
Fortalezas: son los factores fuertes en los que la organización debe apoyarse la organización para trabajar hacia el logro de los objetivos.
Fortalezas presentes en el caso práctico “¿Un cambio oportuno?”:
– Tarifas competitivas.
– Buen estado técnico de la flota de transporte.
– Posibilidad de firmar acuerdos de mantenimiento y reparación.
– Conocimiento del sector turístico.
Debilidades: son los factores internos cuyas insuficiencias deben ser eliminadas para lograr mayores niveles de efectividad.
Ejemplo de Debilidades presentes pueden ser:
– Equipos inapropiados para el servicio.
– Insuficiente cantidad de productos.
– Aumento de los costos de operación.
También deben determinarse las oportunidades y amenazas del entorno en el que se
desenvuelve la empresa. Esto requiere poseer habilidades que permitan aprovechar las oportunidades para desarrollar el negocio y prever las amenazas, con el fin de neutralizarlas cuanto antes.
De no hacerse la previsión de estos factores, la empresa actúa a ciegas y puede encontrarse con situaciones altamente perjudiciales, dada la complejidad del mercado.
Oportunidades: factores externos de carácter positivo que deben aprovecharse para
mejorar la eficacia y alcanzar los objetivos.
Ejemplos de Oportunidades que pueden presentarse:
– Incremento de la afluencia de clientes (turistas, por ejemplo).
– Interés de las agencias de viajes en alquilar servicios o determinados productos.
– Tarifas más altas en el mercado de servicio.
– Déficit de servicio o del producto en el sector.
Amenazas: factores externos que pueden impedir o dificultar el logro de los objetivos. No pueden ser modificados pero sí neutralizados, en parte al menos, con una estrategia adecuada.
Ejemplo de amenazas que pueden presentarse:
– Competencia creciente.
– Nuevas regulaciones e impuestos.
Incremento en el precio de una materia prima a utilizar.
Es inevitable insistir en la necesidad de precisar las fortalezas y debilidades, como factores internos, y las oportunidades y amenazas como factores externos.
4. El desarrollo de estrategias y acciones.
La última etapa del proceso de planificación exige la elaboración de varios cursos de acción alternativos para conseguir los objetivos deseados.
Se deben evaluar las alternativas y escoger la más idónea (o, por lo menos, la más
satisfactoria) para llegar al cumplimiento de las metas propuestas.
En este momento, se toman las decisiones concernientes a acciones futuras y se trazan las estrategias a seguir.
La estrategia es un programa general que se traza para alcanzar los objetivos de una
organización.
En esta etapa se decide realmente el futuro de la empresa. Si las estrategias y acciones no son eficaces, no se pueden alcanzar los objetivos propuestos y, por tanto, la empresa deja de ser competitiva.
Para trazar las estrategias a través de una guía o de un método, la experiencia puede ser utilizada como complemento de un procedimiento que permite evaluar de forma gráfica los cursos de acción.
Consiste en utilizar la matriz DAFO, es decir, las debilidades, amenazas, fortalezas y
oportunidades definidas anteriormente.
La matriz DAFO sitúa, en una tabla de doble entrada, las fortalezas y debilidades, en vertical, y las oportunidades y amenazas, en horizontal.
Esto debe realizarse de acuerdo al criterio de los miembros más capacitados de la
organización.
En favor de la sencillez y de la operatividad, se deben incluir los factores más importantes, no más de cuatro por entrada.
La tabla de relaciones mostrada en las diapositivas de Power Point ( No 9) , denominada Planeación o Planificación, de los autores: Juan García y Rosario Muñoz, presenta diferentes combinaciones de estrategias. La matriz DAFO permite analizar sistemáticamente todas las posibilidades de combinaciones estratégicas que de otra forma pueden escapar al análisis.
Insuficiencias en el Proceso de Planificación.
Varias son las causas que propician el fracaso del Proceso de Planificación en las
organizaciones, las cuales también están relacionadas, entre otras con la no correspondencia y aplicación de los diferentes principios que hemos estudiados. De estos factores y otros nos referiremos más adelante.
La Flexibilidad de la Planificación.
La variación de las circunstancias durante la vigencia de un plan puede obligar a cambiar las previsiones adoptadas.
Si durante el desarrollo de un plan se pueden anticipar cambios, es posible evaluar por adelantado otras vías de acción.
Prever la posibilidad de rectificar los planes facilita la transformación cuando el cambio se hace necesario.
Sin embargo, no es suficiente con planificar la posibilidad del cambio anticipadamente.
Los gerentes tienen que vigilar de forma constante los factores susceptibles de modificación, con el fin de que la organización pueda adaptarse a la nueva situación con la mayor rapidez posible.
Por tanto, es fundamental flexibilizar el proceso de planificación en todas sus etapas, para ajustarlas en cada caso a las condiciones del momento.
¿Por qué los Gerentes Fracasan al Planificar?
La ejecución de esta función encuentra numerosas limitaciones, a pesar de la importancia que tiene para la empresa.
El fracaso de los gerentes a la hora de planificar está motivado por diversas razones. Una razón evidente reside en que, con frecuencia, los hechos no coinciden con las previsiones, debido a que la planificación requiere hacer compromisos para un futuro incierto.
A continuación, se detallan estas causas:
– Falta de compromiso con la planificación.
Los gerentes, supervisores y jefes que realizan la planificación carecen, con frecuencia, de un compromiso real con ésta.
Existe una tendencia natural a dejar que los problemas diarios pospongan las oportunidades del futuro.
La mayoría de los gerentes, sobre todo los de las PYMES (pequeñas y medianas empresas), prefieren involucrarse en actividades operativas, en lugar de hacer planes, porque en gran medida estas actividades parecen más importantes o urgentes.
– Falta de elaboración o puesta en práctica de estrategias sólidas
Sin una estrategia sólida, ausente con frecuencia, los planes van en la dirección equivocada.
– Falta de objetivos significativos.
La planificación no puede ser efectiva a menos que los objetivos sean claros (comprensibles y concretos), alcanzables (que se puedan lograr) y realizables (que se puedan diseñar acciones para realizarlos).
Los objetivos deben determinarse a partir de las fortalezas y debilidades de la empresa, y según las oportunidades y amenazas del medio.
– Excesiva confianza en la experiencia.
La experiencia es, en ocasiones, un modelo peligroso, ya que las condiciones del pasado pueden variar en una situación futura.
– Resistencia al cambio.
La introducción de la planificación representa una novedad en la empresa. Las personas tienden a resistirse a ese cambio por diversas razones: la incertidumbre con los posibles resultados de la planificación y el trabajo adicional necesario para introducirlas, el desconocimiento de las técnicas y procedimientos de la planificación, la renuncia a abandonar hábitos de trabajo y la conciencia de las limitaciones del cambio propuesto.
La resistencia al cambio puede superarse mediante la capacitación y la participación en el proceso de planificación.
Se reitera que la flexibilidad de los planes es un principio que no hay que olvidar y que se aplica al proceso de planeación, lo cual propicia a los gerentes mantener el control de la dirección a la que desean llegar. En este sentido no debe confundirse la flexibilidad de los planes con la falta de seriedad de los mismos, pues este principio pretende señalarle al directivo que en las condiciones cambiante del mundo actual no tiene sentido continuar trabajando por algo que ya dejó de ser lo más conveniente para la organización y que puede afectar su situación futura.
Otro aspecto importante de la Planeación es el Compromiso, al que puede considerarse, como a la flexibilidad, un principio, el cual establece que los planes deben cubrir un período suficiente de tiempo y condiciones como para cumplir los compromisos contraídos con una decisión tomada en la actualidad, lo cual garantiza enfrentar el efecto futuro de las decisiones actuales.
Sin embargo aunque los directivos deben tener en cuenta la realización de la Planeación a conciencia, ésta puede tener sus limitaciones, las cuales están representadas en la Figura No II y fundamentadas muy en esencia cuando nos referimos al Proceso de Planeación anteriormente, pero de forma aún más concreta y por su importancia, se han asociado a continuación:
– Inflexibilidades externas: regulaciones gubernamentales, cambios tecnológicos, etc.
– Limitaciones internas: nuevos métodos, nuevos productos, cambios en la organización, resistencia al cambio, inflexibilidades de determinadas políticas establecidas y procedimientos; falta de compromisos, objetivos inalcanzables, excesiva confianza en la experiencia, falta de técnicas de control, etc.
– Tiempo y costo: ninguna organización puede gastar más en planeación que lo que espera obtener de ella.
– Inflexibilidades de capital: Después que se ha asumido una determinada suma hay que asumir el hecho.
– Premisas acerca de las condiciones futuras: aunque se estudie el ambiente externo y el interno es muy difícil prever lo que va a suceder con exactitud.
Los anteriores, nos evidencian la importancia de los principios de flexibilidad y compromisos explicados anteriormente, con vista a palear algunas de las insuficiencias planteadas anteriormente. Otros principios relacionados con la gestión del cambio, por parte de los gerentes, también son importantes en esta etapa.
Conclusiones:
1. Planificar es decidir con anticipación qué debe hacerse, cómo se tiene que hacer, quién debe hacerlo y cuándo deben realizarse las acciones diseñadas.
2. La Planificación o Planeación es un proceso ordenado que estimula el pensamiento respecto a los factores presentes y futuros en el ambiente que afecta la organización.
3. La planificación es importante para compensar la incertidumbre y el cambio, para
enfocar la atención en los objetivos, para lograr operaciones económicas y para facilitar el control.
4. La planificación es un proceso exigente. Requiere que se determinen el curso de las acciones y que las decisiones se basen en propósitos, conocimientos y estimaciones racionalmente elaboradas.
5. Durante el Proceso de Planeación es importante que los directivos tomen en cuenta el entorno externo para aprovechar las oportunidades que el mismo brinda y neutralizar las amenazas de la competencia.
6. Los principios de flexibilidad y compromiso condicionan, en parte el aseguramiento de una planeación efectiva.
Material Docente
Autores: Dr. Juan García Gómez Y MsC. Rosario Muñoz Martínez.
Gracias, tu artículo me fue muy útil.